Radne uniforme kao dokaz usklađenosti na IFS, BRCGS i HACCP auditu

Kada auditor pita za uniforme, u stvari vas pita za sistem

Kada auditor pita za radnu odeću, osoba ili tim zadužen za kontrolu i upravljanje kvalitetom ne dokazuje da su zaposleni uredno obučeni. Ta osoba treba da dokaže da postoji kontrolisan proces koji se može jasno pratiti i ponavljati.

U prehrambenoj industriji, radna odeća je deo šireg sistema higijene, kontrole kontaminacije i bezbednosti hrane. Auditor će retko ostati samo na pitanju da li zaposleni nose čistu uniformu. Mnogo češće će želeti da zna i kako se ta odeća pere, koliko često se menja, gde se skladišti, ko je koristi, kako se odvaja čista od prljave i da li za sve to postoje zapisi. Postoje velike razlike između utisaka i dokaza.

IFS Food standard procenjuje sposobnost proizvođača da proizvodi bezbedne, autentične i kvalitetne proizvode u skladu sa zakonskim zahtevima i specifikacijama kupaca. BRCGS smernice za zaštitnu odeću navode da zaštitna odeća u prehrambenoj i ambalažnoj industriji štiti proizvode i opremu od stranih tela, hemijske, mikrobiološke i alergenske kontaminacije. Istu ulogu radna odeća ima i u sistemu HACCP.

Zato, za menadžere i kontrolore kvaliteta kao i sve ostale koji se njime bave, radna odeća je važan deo dokazivog sistema kontrole rizika.

Šta auditori žele da vide?

Auditori, najjednostavnije rečeno, traže dokaze da je proces pod kontrolom. U praksi, to znači da osoba odgovorna za kvalitet treba da ima jasne odgovore na nekoliko važnih pitanja:

• Koja odeća se koristi u kojoj higijenskoj zoni?
• Ko je odgovoran za definisanje pravila?
• Kako se evidentira pranje?
• Kako se prati zamena oštećene odeće?
• Šta se dešava kada zaposleni promeni radno mesto, smenu ili zonu?
• Kako se proverava i obezbeđuje da prljava odeća ne dolazi u kontakt sa čistom?

Kod HACCP sistema, dokumentacija i evidencija imaju posebnu težinu. FAO navodi da su efikasno i tačno vođenje evidencije ključni za delotvoran HACCP sistem, jer pomažu kompaniji da proveri da su HACCP kontrole uspostavljene i da se održavaju.

Drugim rečima, ako ne postoje zapisi koji odgovaraju na ova pitanja, tim zadužen za kvalitet ima slabe argumente.

Kućno pranje je česta slaba tačka u dokazivanju higijene

Kućno pranje radne odeće je lako rešenje za preduzeće. Ono može delovati praktično, ali iz ugla sistema kvaliteta otvara veliki broj pitanja. A neka od najvažnijih su:

Na kojoj temperaturi je odeća oprana? Da li je prana odvojeno od privatne odeće? Da li je bila izložena kućnim ljubimcima, duvanskom dimu, prašini ili alergenima? Kako je transportovana nazad do pogona? Ko proverava da li je zaista higijenski odgovarajuća za proizvodnu zonu?

Problem nije samo u tome što odgovori mogu biti različiti od zaposlenog do zaposlenog. Još veći problem je to što se ti odgovori najčešće ne mogu pouzdano dokazati.

Za osobe koje su odgovorne za kvalitet to je riskantna i loša pozicija. Sistem koji zavisi od pretpostavki teško može da se odbrani pred auditorom. Za razliku od njega, sistem koji ima kontrolisano pranje, definisane procedure, zapise i sledljivost mnogo je stabilniji.

Standard EN 14065 se bavi kontrolom biokontaminacije tekstila obrađenog u perionicama. Primenjuje se na tekstil koji se koristi u sektorima kao što su farmaceutska, medicinska, zdravstvena, kozmetička i prehrambena industrija.

Za kvalitet, vrednost primene EN 14065 nije samo u standardizovanom pranju. Mogućnost da se pokaže da je pranje deo kontrolisanog procesa je za potrebe audita dragocena.

Radna odeća mora da prati i odgovara na rizik zone

Nije svaka zona u prehrambenoj proizvodnji ista. Ulaz sirovina, priprema, termička obrada, pakovanje, skladište, laboratorija i održavanje nemaju isti nivo rizika. Zato ni radna odeća ne bi trebalo da se posmatra kao jedno univerzalno rešenje za ceo pogon.

Kontrolori kvaliteta obično razmišljaju o potencijalnim rizicima. U slučaju radne odeće, to otvara brojna pitanja:

• Gde može doći do unakrsne kontaminacije?
• Gde postoji rizik od stranih tela?
• Gde je važna kontrola alergena?
• Gde je potrebno jasno vizuelno razlikovanje zaposlenih po zonama?
• Gde odeća mora biti bez spoljnih džepova, dugmadi ili detalja koji mogu završiti u proizvodu?

Kada je radna odeća usklađena sa higijenskim zonama, ona postaje dodatni sloj kontrole. Različite boje, modeli ili oznake mogu pomoći zaposlenima da lakše prepoznaju pravila kretanja. Supervizorima mogu pomoći da brže uoče odstupanje. A auditoru mogu pomoći da razume logiku sistema već tokom obilaska pogona.

To ne komplikuje proces, naprotiv – dobro postavljena pravila smanjuju prostor za improvizaciju.

Evidencija pranja kao pisani trag kojim se dokazuje usklađenost

U kontekstu audita i standarda, evidencija pranja, iako sa sobom nosi birokratiju, ipak nije samo „papir zbog papira“.

Ona pokazuje da je radna odeća prošla kroz kontrolisan proces. Evidencija zamena pokazuje da dotrajali komadi ne ostaju u upotrebi. Evidencija popravki pokazuje da se oštećenja ne ignorišu. Evidencija isporuka pokazuje da je čista odeća dostupna kada je potrebna. A evidencija zaduženja pokazuje kome odeća pripada i smanjuje rizik od mešanja. Sve to su tragovi kojima se dokazuje usklađenost.

Dobar dokaz za audit znači da odgovor ne zavisi od osobe koja je tog dana u smeni. Ne zavisi od toga ko se čega seća. Ne zavisi ni od poslednje verzije Excel tabele koja se možda nalazi na nečijem računaru. Dobar sistem omogućava da se podaci lako nađu, provere i objasne.

To mnogo znači u situacijama kada auditor traži dokaz za neki konkretan period, zaposlenog, zonu, ili proces. Tada je neophodno dokazati kako se prate upotreba, pranje i održavanje radne odeće.

Šta kontrolor kvaliteta treba da proveri pre audita?

Ako krećete u proveru sistema upravljanja radnom odećom nekoliko dana pre audita – prilično kasnite. Proveru treba izvršiti mnogo ranije, da bi vam ostalo vremena da „zakrpite“ eventualne rupe u procesu.

Kontrolor kvaliteta bi trebalo da proveri da li su pravila za radnu odeću jasno definisana po zonama i radnim mestima. Takođe, da li postoji procedura za prikupljanje prljave odeće i isporuku čiste. Treba proveriti i gde se odeća skladišti, kako se sprečava kontakt čiste i prljave odeće i ko je odgovoran za kontrolu.

Posebno treba obratiti pažnju na prelazne tačke, jer to su mesta gde se najčešće javljaju odstupanja.

Na primer, stalno zaposleni imaju kompletan sistem zaduženja, ali sezonski radnici dobijaju odeću ad hoc. Ili, radnici u proizvodnji imaju kontrolisano pranje, ali za one u održavanju se primenjuje drugačija praksa. Ili, npr. pravila za proizvodnju postoje, ali pravila za posetioce nisu dovoljno jasna. Ili: odeća se pere profesionalno, ali nema dovoljno transparentnih podataka o zameni, gubicima ili oštećenjima. U praksi, nažalost postoji mnogo ovakvih i sličnih kombinacija.

Imajte u vidu da audit najčešće ne otkriva probleme tamo gde je sistem jasno definisan. Problemi se obično pojavljuju tamo gde se pretpostavlja da se nešto podrazumeva.

Digitalno praćenje smanjuje rizik od izgubljenih informacija

„Ručno“ upravljanje radnom odećom može da funkcioniše u malim i stabilnim sistemima.

Ali prehrambena proizvodnja često nije ni mala ni stabilna. Postoje sezonski špicevi, uvođenje i ukidanje smena, fluktuacija zaposlenih i zamene veličina. Tu su i hitne potrebe, promene radnih mesta, oštećenja, popravke i dodatni zahtevi kupaca.

U takvom okruženju, osobama odgovornim za kvalitet treba preglednost, a ona je praktično nedostižna ako se odećom upravlja na nepouzdan način.

Digitalno praćenje radne odeće pomaže da se informacije ne gube kroz poruke, papire i usmene dogovore. Kada postoje podaci o zaduženjima, pranju, isporukama, zameni i gubicima, lakše je pripremiti se i za interne provere i za eksterne audite.

Sa aspekta kvaliteta, vreme provedeno u traganju za dokazima svodi se na minimum i smanjuje se rizik od odstupanja u svakodnevnom radu. Za proizvodnju to praktično znači da zaposleni imaju odgovarajuću odeću kada im je potrebna.

Ali, najvažnije za celu kompaniju je to što sistem postaje manje zavisan od improvizacije.

Primeri iz prakse: kada radna odeća podržava kontrolu procesa

Dobar sistem radne odeće najlakše se razume kroz svakodnevni rad u prehrambenom pogonu.

Ako kompanija proizvodi hranu ili piće u skladu sa zahtevima kupaca i standarda, i radna odeća mora da podržava taj sistem. To znači da treba da bude odgovarajućeg dizajna, higijenski obrađena, dostupna zaposlenima, da se menja kada je oštećena i da se prati kroz zapise. U suprotnom, kontrola kvaliteta dobija još jednu otvorenu tačku rizika.

Kada postoji kontrolisano pranje, redovna isporuka, održavanje, popravka, zamena i evidencija, radna odeća prestaje da bude predmet improvizacije i operativna briga koja se rešava usput. Ona tada zauzima svoje zasluženo mesto i postaje deo sistema bezbednosti hrane koji se može pokazati i objasniti.

To je posebno važno za kompanije koje rade sa zahtevnim kupcima, velikim trgovačkim lancima ili izvoznim tržištima. U takvim odnosima poverenje se gradi dugo, mukotrpno i što je najvažnije – na dokazima.

Pogledajte kako to funkcioniše u dvema velikim proizvodnim kompanijama:

Kako Lindström pomaže QA i QC timovima?

Lindströmova usluga radne odeće pomaže prehrambenim kompanijama da upravljanje uniformama pretvore u kontrolisan proces. Usluga obuhvata nabavku radne odeće, industrijsko pranje po EN 14065, održavanje, popravke, zamene i redovnu isporuku.

Tako preduzeća dobijaju jasniji sistem za deo procesa koji može da utiče na higijenu, kontrolu kontaminacije i spremnost za sve vrste internih i eksternih kontrola.

Za kontrolu kvaliteta, ključna vrednost je dokazivost. Svi gore navedeni aspekti usluge mogu se u svakom trenutku pratiti kroz onlajn portal eLindström. Lakše je pokazati da postoji proces, da postoje odgovornosti i da se radna odeća ne prepušta individualnoj proceni zaposlenih.

Dodatna vrednost je i u svakodnevnoj kontroli. Odeća je dostupna, pravilno održavana i usklađena sa potrebama rada. Manje je odstupanja, manje improvizacije i situacija u kojima se problemi rešavaju tek kada postanu vidljivi.

Sa aspekta upravljanja kvalitetom, sve ovo znači mirnije pripreme za IFS, BRCGS, HACCP i druge provere, jer će dokazi biti dostupniji.

Zaključak: audit traži jasne dokaze

Radna odeća u prehrambenoj industriji svakodnevno se vidi na zaposlenima i može se reći da je ona na neki način ogledalo kompanije. Ali, njen pravi značaj ogleda se u sistemu koji stoji iza nje.

Ako se odeća bira prema riziku svake zone, pere u kontrolisanom procesu, redovno menja, popravlja, prati i dokumentuje, ona postaje važan dokaz usklađenosti. Nasuprot tome, ako se njome upravlja stihijski, ona je slaba tačka koju audit lako može da otkrije. Profesionalci koji se bave kvalitetom dobro znaju da se ono što nije dokazivo teško brani.

Zato je pravo pitanje za kraj ovo: da li iza radne odeće koju nose vaši zaposleni postoji proces koji možete da pokažete i dokažete auditoru?

Možda će vas zanimati i ovo: