Nienoszenie odzieży roboczej a wypowiedzenie – co mówią przepisy i jaką rolę odgrywa regulamin pracy

Inaczej wygląda odzież w biurze, gdzie pracownicy obsługują klientów, a inaczej na budowie, w zakładzie spożywczym czy w warsztacie. W pierwszym przypadku chodzi głównie o wizerunek firmy, w drugim – o zdrowie i bezpieczeństwo. Część obowiązków wynika wprost z Kodeksu pracy i przepisów BHP, część – z wewnętrznych zasad ustalonych przez pracodawcę. Firmy różnie podchodzą do tematu: jedne kupują odzież i same o nią dbają, inne wypłacają pracownikom ekwiwalent, a coraz więcej z nich wybiera wynajem odzieży roboczej z serwisem.

Czy pracownik, który nie nosi wymaganej odzieży, może stracić pracę? Tak – ale konsekwencje zależą od tego, czy obowiązek wynika z przepisów BHP, czy z wewnętrznego dress code’u, a także od tego, czy pracodawca jasno go określił i przekazał pracownikom.

Odzież robocza i środki ochrony indywidualnej – obowiązek wynikający z Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 237⁷ Kodeksu pracy¹ pracodawca musi nieodpłatnie dostarczyć pracownikowi odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo jeżeli wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Niezależnie od tego art. 237⁶ k.p.² zobowiązuje pracodawcę do nieodpłatnego dostarczania środków ochrony indywidualnej (ŚOI), które chronią przed czynnikami niebezpiecznymi i szkodliwymi, oraz do informowania o sposobie ich używania.

Pracodawca ustala – po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami – rodzaje odzieży, obuwia i ŚOI niezbędnych na poszczególnych stanowiskach oraz przewidywane okresy ich użytkowania (tzw. tabela norm przydziału). Odzież i obuwie robocze oraz ŚOI pozostają własnością pracodawcy, który odpowiada również za ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Kluczowa jest zasada z art. 237⁹ § 1 k.p.³: pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianych do stosowania na danym stanowisku. Pracownik bez wymaganej odzieży nie powinien więc w ogóle rozpocząć pracy.

Niektóre branże mają dodatkowe wymagania higieniczne. W przemyśle spożywczym standardy takie jak IFS, BRCGS czy FSSC 22000 wymagają odzieży, która chroni produkt przed zanieczyszczeniem, oraz prania jej w kontrolowanych warunkach.

Ekwiwalent zamiast odzieży – kiedy jest dopuszczalny?

Art. 237⁸ k.p.⁴ pozwala pracodawcy ustalić stanowiska, na których – za zgodą pracownika – można używać własnej odzieży i obuwia roboczego spełniających wymagania BHP. Pracownik otrzymuje wtedy ekwiwalent pieniężny uwzględniający ich aktualne ceny. Takiego rozwiązania nie stosuje się jednak na stanowiskach, na których obsługuje się bezpośrednio maszyny i inne urządzenia techniczne, ani przy pracach powodujących intensywne brudzenie lub skażenie odzieży środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Tam odzież musi zapewnić pracodawca.

Podobnie jest z praniem: jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, pracownik może prać ją sam, ale za ekwiwalentem pieniężnym w wysokości poniesionych kosztów. Nie dotyczy to odzieży skażonej chemicznie, promieniotwórczo lub biologicznie. Środków ochrony indywidualnej nie można natomiast zastąpić ekwiwalentem.

Strój firmowy i dress code – zasady ustalane przez pracodawcę

Tam, gdzie pracownicy reprezentują firmę – w recepcji, sklepie, restauracji czy salonie – obowiązek noszenia określonego stroju nie wynika z przepisów BHP, lecz z decyzji pracodawcy. Może on wprowadzić zasady ubioru w regulaminie pracy, w zarządzeniu wewnętrznym albo poleceniem służbowym. Zgodnie z art. 100 k.p.⁵ pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, a także przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie porządku.

Warunek jest jeden: pracownicy muszą te zasady znać. Dlatego warto je spisać, przekazać za potwierdzeniem i jasno określić, kto zapewnia strój i kto o niego dba. Jeśli pracodawca wymaga jednolitego stroju z logo, najczęściej sam go zapewnia – to rozwiązanie praktyczne także z punktu widzenia spójnego wizerunku marki.

Regulamin pracy i regulamin BHP – gdzie zapisać zasady dotyczące odzieży

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy (art. 104 k.p.)⁶, a przy 20–49 pracownikach – jeżeli zażąda tego zakładowa organizacja związkowa. Regulamin pracy powinien określać m.in. sposób wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej (art. 104¹ k.p.)⁷.

W mniejszych firmach zasady można zawrzeć w zarządzeniu wewnętrznym lub w instrukcjach stanowiskowych BHP. Dobrze przygotowany dokument zawiera:

• listę stanowisk oraz przydzielanej na nich odzieży, obuwia i ŚOI,
• okresy użytkowania i zasady wymiany,
• sposób prania i konserwacji (albo wysokość ekwiwalentu),
• zasady przechowywania odzieży, w tym ewentualny zakaz zabierania jej do domu,
• konsekwencje nieprzestrzegania zasad.

Jakie konsekwencje grożą za nienoszenie odzieży roboczej?

Pracodawca ma do dyspozycji kilka narzędzi – od najłagodniejszych po najdalej idące.

Kary porządkowe

Za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy oraz przepisów BHP pracodawca może zastosować karę upomnienia lub nagany, a za nieprzestrzeganie przepisów BHP – również karę pieniężną (art. 108 k.p.)⁸. Karę nakłada się po wysłuchaniu pracownika, w ciągu 2 tygodni od dowiedzenia się o naruszeniu i nie później niż 3 miesiące od jego popełnienia (art. 109 k.p.)⁹.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Uporczywe lekceważenie obowiązku noszenia odzieży roboczej lub stroju firmowego może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia. Przyczyna musi zostać wskazana w piśmie (art. 30 § 4 k.p.)¹⁰ i być prawdziwa oraz konkretna. W praktyce warto wcześniej udokumentować upomnienia lub pisemne wezwania do przestrzegania zasad – ułatwia to wykazanie zasadności decyzji w razie sporu. Jeśli pracownika reprezentuje związek zawodowy, pracodawca musi też skonsultować z nim zamiar wypowiedzenia (art. 38 k.p.)¹¹.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Kodeks pracy wymienia używanie przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem wśród podstawowych obowiązków pracownika w zakresie BHP (art. 211 pkt 7 k.p.)¹². Jeżeli pracownik świadomie pracuje bez wymaganej ochrony – np. przy maszynach, w strefie zagrożenia chemicznego czy na wysokości – i stwarza tym realne zagrożenie dla siebie lub innych, może to zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, które uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.)¹³. Pracodawca ma na to miesiąc od uzyskania wiadomości o naruszeniu.

Odpowiedzialność ma też drugą stronę. Pracodawca, który dopuszcza pracownika do pracy bez wymaganej odzieży lub ŚOI, sam narusza przepisy BHP i naraża się na grzywnę od 1000 do 30 000 zł (art. 283 k.p.)¹⁴.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą ds. BHP.

Wynajem odzieży roboczej z serwisem – mniej formalności, mniej problemów

Wiele opisanych problemów wynika z codziennej logistyki: odzież się zużywa, ginie, nie wraca z prania na czas albo jest prana niewłaściwie. Wynajem odzieży roboczej z serwisem przenosi te zadania na wyspecjalizowaną firmę, dzięki czemu pracodawca łatwiej wywiązuje się z obowiązków określonych w Kodeksie pracy.

• nie ponosisz kosztów zakupu – płacisz za wynajem odzieży dopasowanej do stanowisk,
• profesjonalne pranie przemysłowe, naprawy i wymiana zużytych elementów są częścią usługi,
• nie musisz prowadzić magazynu – odzież jest dostarczana w ustalonym rytmie, imiennie dla każdego pracownika,
• zużyta odzież jest naprawiana, ponownie wykorzystywana lub przekazywana do recyklingu.

Z wynajmu korzystają zarówno duże zakłady – produkcyjne, motoryzacyjne, spożywcze czy logistyczne – jak i mniejsze firmy usługowe. W Lindström dobieramy rozwiązanie do konkretnych stanowisk i wymagań branży.

Podstawa prawna i źródła

1. Art. 237⁷ § 1 – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. ↩︎
2. Art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy. ↩︎
3. Art. 237⁹ Kodeksu pracy. ↩︎
4. Art. 237⁸ Kodeksu pracy. ↩︎
5. Art. 100 § 1 i § 2 Kodeksu pracy. ↩︎
6. Art. 104 Kodeksu pracy. ↩︎
7. Art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy. ↩︎
8. Art. 108 § 1 i § 2 Kodeksu pracy. ↩︎
9. Art. 109 Kodeksu pracy. ↩︎
10. Art. 30 § 4 Kodeksu pracy. ↩︎
11. Art. 38 Kodeksu pracy. ↩︎
12. Art. 211 pkt 7 Kodeksu pracy. ↩︎
13. Art. 52 § 1 pkt 1 i § 2 Kodeksu pracy. ↩︎
14. Art. 283 § 1 Kodeksu pracy. ↩︎