Odzież robocza – kiedy stanowi koszt uzyskania przychodu firmy

Koszty to zawsze ważny temat dla firm. Gdy przychody szybko rosną, zarządzanie kosztami zwykle nie jest priorytetem – a to błąd. Kiedy firmie przestaje się wieść, najczęściej sięga po outsourcing, konsoliduje działania, upraszcza struktury i racjonalizuje procesy, a redukcja kosztów staje się nagle sprawą najwyższej wagi. Długofalowe, strategiczne zarządzanie kosztami jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem. Do kosztów zaliczają się również podatki, których interpretacja bywa skomplikowana. Jak wygląda to w przypadku odzieży roboczej?

Odzież robocza a podatki – co warto wiedzieć

Wydatki na odzież roboczą mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a przy zakupie odzieży od czynnego podatnika VAT firma zwykle zachowuje też prawo do odliczenia podatku naliczonego. Aby jednak takie rozliczenie było bezpieczne, warto pamiętać o kilku zasadach:

• Traktuj jako koszt tylko tę odzież, która jest realnie związana z prowadzoną działalnością i wykonywaną pracą – najlepiej opatrzoną logo lub w barwach firmowych, tak aby nie była to zwykła odzież prywatna.
• Gromadź dokumentację: faktury zakupu, wewnętrzny regulamin przydziału odzieży oraz potwierdzenia wydania odzieży konkretnym pracownikom.
• Księguj wydatki w prawidłowym okresie rozliczeniowym i weryfikuj status VAT swoich dostawców.
• Odliczenie VAT stosuj dopiero po otrzymaniu faktury, a korekty rozliczaj zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podstawa prawna w Polsce: prawo do odliczenia VAT reguluje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 86 i nast.), a zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) lub ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), w zależności od formy działalności. Dokumentację i rozliczenia należy prowadzić zgodnie z aktualnymi przepisami oraz interpretacjami Krajowej Informacji Skarbowej.

Co wchodzi w skład kosztów pracowniczych firmy

Poza wypłacanym wynagrodzeniem i podatkiem dochodowym firma ponosi za pracownika również składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Do kosztów pracowniczych zaliczają się także koszty stanowiska pracy (energia elektryczna, ogrzewanie, najem), licencje na oprogramowanie, ubezpieczenia, koszty podróży, szkolenia, odzież ochronna, narzędzia i podobne wydatki.

Jak to jest z odzieżą roboczą

Obowiązek zapewnienia odzieży i obuwia ochronnego pracownikom wykonującym pracę w warunkach, w których odzież lub obuwie ulega szczególnemu zużyciu bądź zabrudzeniu albo pełni funkcję ochronną, spoczywa na pracodawcy. Wartość odzieży roboczej co do zasady stanowi koszt uzyskania przychodu. W niektórych przypadkach kosztem może być również wartość odzieży wykraczającej poza wymagany zakres – zwłaszcza gdy firmowa odzież pełni funkcję reklamową i promocyjną.

Podstawa prawna w Polsce: obowiązek zapewnienia pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego wynika z Kodeksu pracy (art. 237(6)–237(9)) oraz z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Wymagania dla samych środków ochrony indywidualnej reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425, obowiązujące w całej UE.

Odzież robocza jako środek ochrony indywidualnej

Jeżeli odzież jest przekazywana pracownikom jako środek ochrony indywidualnej, koszty jej nabycia i utrzymania będą jednoznacznie stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile:

• odzież jest używana do pracy w warunkach, w których ochronna odzież lub obuwie ulega szczególnemu zużyciu bądź zabrudzeniu,
• zakres przydzielanej odzieży oraz zasady jej używania określono w wewnętrznym regulaminie lub układzie zbiorowym pracy,
• zakup odzieży ochronnej jest udokumentowany (fakturą lub innym dowodem), ewentualnie udokumentowano jej wytworzenie we własnym zakresie,
• udokumentowano przekazanie odzieży pracownikowi,
• wydatki zaksięgowano w prawidłowym okresie rozliczeniowym.

Podstawa prawna w Polsce: gdy odzież robocza jest przekazywana pracownikowi jako środek ochrony indywidualnej wymagany przepisami BHP, wydatki na jej nabycie i utrzymanie stanowią koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) lub ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Warunkiem jest związek wydatku z prowadzoną działalnością oraz jego prawidłowe udokumentowanie.

Odzież robocza pełniąca funkcje promocyjne, reklamowe i organizacyjne

Za odzież roboczą uznaje się także tzw. firmową odzież (uniformy), przekazywaną np. pracownikom sklepów, restauracji czy kawiarni, jeżeli pełni przede wszystkim funkcje reklamowe, promocyjne i organizacyjne. Taką odzież pracodawca również może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Aby jednak odzież mogła zostać uznana za koszt podatkowy, powinna spełniać kilka warunków:

• Nie może być zamienna ze zwykłą odzieżą (codzienną, wyjściową) – rozwiązuje się to barwami firmowymi lub wyraźnie umieszczonym logo firmy.
• W wewnętrznych przepisach zapisano obowiązek używania odzieży roboczej przez pracowników wyłącznie podczas wykonywania pracy.
• W wewnętrznych przepisach określono wygląd jednolitej odzieży roboczej i jej elementów.
• Pracodawca dokumentuje zakup odzieży oraz ewentualne koszty związane z wykonaniem firmowych napisów, logo itp. i księguje je w prawidłowym okresie rozliczeniowym.
• Pracodawca prowadzi dokumentację odzieży roboczej – zapis o przekazaniu odzieży konkretnym pracownikom.

Nowoczesne rozwiązanie kwestii odzieży roboczej – wynajem

Firma Lindström działa w oparciu o model gospodarki o obiegu zamkniętym – poprzez ponowne wykorzystywanie i naprawę zużytej odzieży roboczej. Zamiast sprzedaży oferujemy usługę wynajmu odzieży roboczej. Wynajem to bardzo nowoczesne rozwiązanie: przejmujemy wszystko za Ciebie – od związanej z tym administracji, przez pranie i konserwację, po dostarczanie czystej odzieży roboczej bezpośrednio do szafki pracownika. Usługa wynajmu odzieży roboczej jest dla pracodawcy również kosztem uzyskania przychodu.

Dzięki temu Twoja firma staje się częścią gospodarki o obiegu zamkniętym, może obniżyć koszty zakupu materiałów i zbudować większą odporność na zmiany na rynku światowym.

Oto kroki, które stosujemy w Lindström i w które warto zainwestować jak najszybciej:

• Korzystaj z odnawialnych źródeł energii.
• Działaj lokalnie.
• Postaw na najwyższą możliwą jakość.
• Wydłużaj cykl życia produktów – dbaj o ich naprawialność i dostępność części zamiennych.
• Dziel się. Trendem dzisiejszych czasów jest minimalizm – ludzie coraz częściej cenią możliwość korzystania z rzeczy zamiast ich posiadania.
• Recyklinguj i upcyklinguj – szukaj nowych zastosowań dla produktów, które utraciły pierwotny cel.
• Wprowadzaj innowacje – edukuj siebie i pracowników oraz szukaj nowych możliwości w obszarze ochrony środowiska.