Laadun varmistaminen ISO 9001:n avulla: kulissien takana

ISO 9001 on maailmanlaajuisesti tunnustettu laadunhallintajärjestelmien standardi. Sen nykyinen versio on ISO 9001:2015, ja siinä määritellään laadunhallintajärjestelmän vaatimukset, kuten

• Laatusuunnittelun, laadunvalvonnan ja laadunvarmistuksen prosessit
• Suoriutumisen valvonta- ja mittausmenetelmät
• Dokumentoinnin, sisäisen auditoinnin sekä korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden ohjeet

ISO 9001 -sertifioinnilla osoitamme, että tarjoamme johdonmukaisesti tuotteita ja palveluita, jotka täyttävät asiakkaiden ja lainsäädännön vaatimukset. Tämä standardi edellyttää, että meillä on jatkuvasti käytössä vahva asiakaslähtöinen lähestymistapa ja että parannamme jatkuvasti prosessejamme, jotta voimme varmistaa erinomaisen asiakaskokemuksen.

Keskustelimme Lindströmin laatu- ja vaatimustenmukaisuusjohtajan Harri Puputin kanssa saadaksemme syvemmän käsityksen ISO 9001 -standardin periaatteista.

Kokonaisvaltainen lähestymistapamme laadunhallintaan

ISO 9001 koskee kaikenkokoisia organisaatioita kaikilla toimialoilla. 1990-luvulla sertifioimme yhtenä ensimmäisistä yrityksistä laadunhallintajärjestelmämme ISO 9000 -vaatimusten mukaisesti, ja olemme siitä lähtien säilyttäneet tämän sertifioinnin. 

ISO 9001 on pelkästään ohjeellinen asiakirja – johtoryhmämme on tehtävä päätökset, jotka liittyvät yhtiön strategiaan, visioon ja suuntaan. Harri selittää: ”ISO 9001 antaa meille vain ohjeet. Organisaation on itse tehtävä päätöksensä ja dokumentoitava ne.”

Lähestymme laadunhallintajärjestelmäämme kokonaisvaltaisesti, sillä se tukee laajempaa liiketoimintastrategiaamme. Harri kääntää standardin määritelmät liiketoiminnan kieleksi, jotta johtajamme ymmärtävät, miten standardi auttaa meitä saavuttamaan strategiset tavoitteemme.

Hallintajärjestelmän standardit on suunniteltu tukemaan liiketoimintaa. Ne edellyttävät, että tekemiset dokumentoidaan, mikä saa aikaan luottamusta ja tietoisuutta yrityksessä. Näin voidaan työskennellä yhdessä tavoitteiden saavuttamiseksi.”

Harri Puputti, laatu- ja vaatimustenmukaisuusjohtaja

ISO 9001 -standardin keskeiset periaatteet

ISO 9001 perustuu seitsemään laadunhallintaperiaatteeseen, jotka on suunniteltu auttamaan yrityksiä kasvamaan kannattavasti, tuottamaan arvoa asiakkaille ja varmistamaan asiakastyytyväisyys.

Seuraavassa Harri kertoo näistä periaatteista ja niiden soveltamisesta Lindströmillä:

1. Asiakaskeskeisyys:
   Ymmärrämme asiakkaidemme liiketoiminnan tarpeet ja keskeiset vaatimukset. Asetamme asiakaskokemuksen etusijalle, kuuntelemme aina asiakkaidemme palautetta ja otamme sen huomioon.
2. Johtajuus:
   Yrityksemme arvojen ohjaamana ylin johtomme johtaa laadunhallintajärjestelmämme luomista ja käyttöönottoa. 
3. Ihmisten täysipainoinen osallistuminen:
   Varmistamme tiedotusosastomme avulla, että jokainen työntekijä ymmärtää käytäntömme, menettelymme ja ohjeemme sekä yhteytensä liiketoimintatavoitteisiimme. Otamme jokaisen työntekijän mukaan strategian kehittämiseen.
4. Prosessimainen toimintamalli:
   Määrittelemme prosessimme alusta loppuun täysin ISO 9001 -vaatimusten mukaisesti.
5. Parantaminen:
   Tunnistamme strategisiin tavoitteisiin kohdistuvat uhat ja havaitsemme kasvumahdollisuudet. 
6. Näyttöön perustuva päätöksenteko:
   Suunnittelemme toimenpiteitä suoritusarviointien ja muiden tietolähteiden perusteella.
7. Suhteiden hallinta:
   Hallitsemme suhteita kaikkiin sidosryhmiin, kuten toimittajiin, kumppaneihin, asiakkaisiin, työntekijöihin, lainvalvontaviranomaisiin ja julkisiin organisaatioihin.

Harri selittää: ”Kun toimimme prosessiemme mukaisesti, voimme toimittaa asiakkaillemme puhtaita, hyvin valmisteltuja tekstiilejä ajoissa ja oikeaan paikkaan. Pitkäaikaiset suhteemme kumppaneihimme ja asiakkaisiimme ovat parhaita suosituksia.”

Auditoinnin rooli ISO 9001 -sertifioinnin saavuttamisessa 

ISO 9001 -sertifioinnin saavuttamiseksi meille tehdään sekä ulkoisia että sisäisiä auditointeja. Ulkopuolinen organisaatio arvioi laadunhallintajärjestelmämme standardin vaatimuksiin nähden. Ulkoiset auditoijat raportoivat positiivisista tuloksista, mahdollisista vaatimustenvastaisuuden riskeistä sekä suorista vaatimustenvastaisuuksista. Heidän laaja kokemuksensa muista yrityksistä antaa heille valmiudet antaa arvokasta palautetta ja tunnistaa suoritustasomme.

Auditointi auttaa meitä olemaan huomenna parempi organisaatio kuin tänään. Auditointiprosessi on kehitystyökalu jatkuvan kehityksemme varmistamiseksi. On tärkeää, että joku arvioi meidät, antaa palautetta ja ehdottaa parannusideoita.

Harri Puputti, laatu- ja vaatimustenmukaisuusjohtaja

Selvitämme kaikki auditoinnista saadut havainnot, teemme juurisyyanalyysejä ja suunnittelemme seuraavat vaiheemme. Suunnitelman laatimisen jälkeen toteutamme sen ja mittaamme toimintamme vaikutukset.

Tulevassa säännösaallokossa luoviminen 

Harri kertoo, että vaatimustenmukaisuus on nyt tärkeämpää kuin koskaan aiemmin. Laatuvaatimusten täyttäminen auttaa meitä ymmärtämään kestävyyssäädöksiä ja integroimaan ne liiketoimintaamme.

“Meidän on parannettava prosessejamme ja varmistettava siten, että täytämme vaatimukset, jotka tulossa olevien uusien eurooppalaisten säädösten tsunami tuo mukanaan. Ja koska ilmastonmuutos on totta, meidän on oltava hyvin valmistautuneita.

Ilmastonmuutos on tietenkin riski, mutta se tuo myös mahdollisuuksia. Esimerkiksi kiertotalouteen perustuva liiketoimintamallimme on meille mahdollisuus: voimme tukea asiakkaitamme taistelussa ilmastonmuutoksen haittavaikutuksia vastaan.

Harri Puputti, laatu- ja vaatimustenmukaisuusjohtaja