Náklady jsou pro firmy vždy důležitým tématem. Když výnosy rychle rostou, řešení nákladů není obvykle prioritou, což je ale chyba. Jakmile se však firmě přestane dařit, většinou přistoupí k outsourcingu, konsoliduje, zeštíhluje, racionalizuje procesy a snižování nákladů je rázem na prvním místě. Dlouhodobé strategické řízení nákladů je proti tomu tím nejlepším řešením. Každý zaměstnanec pak cítí, že správná nákladová kultura zajišťuje dlouhodobější a stabilnější budoucnost pro všechny.
Mezi náklady patří i daně, jejichž výklad může být komplikovanější. Jak je to v případě pracovních oděvů?
Několik tipů pro plátce DPH
- Je důležité, aby si všichni plátci své dodavatele důkladně prověřovali a vyhnuli se tak případným postihům.
- Stanete-li se plátcem DPH, nezapomeňte si uplatnit odpočet DPH při registraci.
- Požádejte o vrácení DPH z jiného členského státu EU. Pro vrácení daně zaplacené v jiném členském státě EU je nutné požádat prostřednictvím portálu Generálního finančního ředitelství.
- Kontrolní hlášení je nezbytné podat vždy včas.
- Každý plátce daně má nárok na jedno prominutí za kalendářní rok bez ohledu na to, z jakých důvodů k pozdnímu podání kontrolního hlášení došlo.
- Hlídejte si hranici při zasílání zboží do jiného členského státu.
- Odpočet DPH uplatňujte až po obdržení daňového dokladu.
- Snižte daň na výstupu až po doručení opravného daňového dokladu odběrateli.
- Snížení nároku na odpočet daně proveďte ihned.
Co patří do nákladů firmy na zaměstnance
Kromě vyplácené mzdy a daně z příjmů musí firma za zaměstnance ještě hradit odvody na sociální a zdravotní pojištění. Dalšími náklady na zaměstnance jsou náklady na pracovní místo (elektřina, teplo, nájem), licence na software, pojištění, cestovní náklady, školení, ochranné oděvy, pomůcky atd.
Jak je to s pracovními oděvy
Povinnost poskytnout ochranný pracovní oděv a obuv zaměstnancům pracujícím v prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění, anebo plní ochrannou funkci, ukládá zaměstnavatelům Zákoník práce.
Rozsah a bližší podmínky uplatňování § 104 Zákoníku práce nalezneme v nařízeních vlády č. 495/2001 Sb. Ke dni 21. 4. 2018 bylo zrušeno nařízení vlády č. 21/2003 Sb. a danou problematiku nyní upravuje Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/425 o osobních ochranných prostředcích.
Hodnota pracovního oblečení je daňově uznatelným nákladem. V některých případech však lze jako daňově uznatelný náklad přijmout i hodnotu oblečení nad rámec Zákoníku práce, zejména v případech, kdy firemní pracovní oblečení plní úlohu reklamy a propagace.
Pracovní oděvy jako ochranný prostředek
Pokud je oblečení zaměstnancům poskytováno jako osobní ochranný pracovní prostředek, budou náklady firmy na pořízení a údržbu jasně daňově uznatelné, pokud:
- je pracovní oblečení používáno k pracovní činnosti v prostředí, v němž ochranný oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění,
- ve vnitřní směrnici nebo v kolektivní smlouvě je stanoven rozsah poskytovaného oblečení, případně pravidla jeho používání,
- je doložen nákup ochranných oděvů (fakturou nebo jiným dokladem), případně je doloženo jeho pořízení ve vlastní režii,
- je doloženo jeho předání zaměstnanci,
- jsou zaúčtovány do správného účetního období.
Protože povinnost poskytnout ochranné pracovní oblečení vyplývá ze znění Zákoníku práce, jde automaticky o náklad daňově uznatelný podle § 24 odst. 2 písm. p), o daních z příjmů, není tedy třeba prokazovat jeho vztah ke zdanitelným příjmům.
Pracovní oděvy plnící propagační, reklamní a organizační účely
Za pracovní oděv je také považováno tzv. firemní pracovní oblečení (stejnokroje) poskytnuté např. zaměstnancům obchodů, restaurací, kaváren apod., pokud plní zejména reklamní, propagační a organizační účely. Tyto pracovní oděvy si zaměstnavatel rovněž zahrne do daňově uznatelných nákladů firmy.
Pracovní oděvy, které chce zaměstnavatel uplatnit jako daňový výdaj, musí splňovat několik podmínek:
- Nesmí být zaměnitelné s běžným (volnočasovým, společenským) oděvem. To se řeší firemními barvami, případně výrazně umístěným logem firmy.
- Ve vnitřních předpisech je uvedena povinnost zaměstnanců používat pracovní oděvy pouze při výkonu zaměstnání.
- Zároveň je ve vnitřních předpisech vymezena podoba jednotného pracovního oblečení a jeho součástí.
- Zaměstnavatel musí doložit nákup tohoto oblečení a případné náklady související s pořízením nebo zhotovením firemních nápisů, loga apod. Doklady musí zúčtovat do správného účetního období.
- Zároveň musí vést dokumentaci o pracovních oděvech – zápis o předání pracovního oblečení konkrétním zaměstnancům.
Moderní řešení problematiky pracovních oděvů
Společnost Lindström je založena na cirkulárně ekonomickém přístupu, a to prostřednictvím opětovného využívání a opravování opotřebovaných pracovních oděvů. Místo prodeje poskytujeme službu pronájmu pracovních oděvů.
Pronájem pracovních oděvů je velmi moderním řešením problematiky pracovního oblečení, které vám nabízíme v naší firmě Lindström. Při pronájmu firemního oblečení vyřešíme vše za vás — od související administrativy přes praní a údržbu až po dodání čistého pracovního oblečení přímo do skříňky zaměstnance. Služba pronájmu pracovních oděvů je pro zaměstnavatele také daňově uznatelným nákladem.
Zároveň se tímto vaše firma stane součástí cirkulární ekonomiky a může snížit své náklady na nákup materiálu a vytvořit si silnější odolnost vůči změnám na světovém trhu.
Je hned několik kroků, které v Lindström uplatňujeme a do kterých se vám vyplatí investovat co nejdříve:
- Využívejte obnovitelné zdroje energie.
- Buďte lokální.
- Vsaďte na nejvyšší možnou kvalitu.
- Prodlužte životní cyklus výrobků. Dbejte na jejich opravitelnost a možnost zakoupení náhradních dílů.
- Sdílejte. Trendem dnešní doby je minimalismus. Lidé již netouží vše vlastnit, ale naopak oceňují možnost mít potřebné věci kdykoliv k dispozici.
- Recyklujte a upcyklujte. Hledejte nové využití pro výrobky, které již ztratily svůj původní účel.
- Inovujte. Vzdělávejte sebe i své zaměstnance a hledejte nové příležitosti v oblasti ochrany životního prostředí.