Як вести облік спецодягу без Excel

Кому видали цей комплект одягу? Який у працівника розмір халата? Скільки одиниць спецодягу зараз у використанні? Що знаходиться у пранні, що — в ремонті, а які одиниці робочого одягу потрібно замінити? Поки працівників небагато, відповіді на ці питання ще можна оформити в Excel або навіть у кількох окремих таблицях. Але зі збільшенням кількості працівників збільшується і кількість спецодягу, який потрібно контролювати. Нові працівники приходять, інші звільняються, змінюються розміри одягу, комплекти передаються на прання та ремонт, зношений одяг замінюється. І кожну таку зміну потрібно вчасно зафіксувати.

Саме тому облік спецодягу дедалі частіше переходить від ручних таблиць до автоматизованих систем.

Чому Excel не завжди достатньо для обліку спецодягу

Excel — зручний інструмент, але більшість інформації в таблицю потрібно вносити та оновлювати вручну. Уявімо підприємство, де спецодягом користуються десятки або сотні працівників. За кожним з них можуть бути закріплені декілька одиниць одягу різних типів та розмірів. Необхідно контролювати:

кому належить конкретний комплект;
модель та розмір одягу;
кількість виданих одиниць;
повернення спецодягу після звільнення працівника;
заміну розміру;
ремонт пошкодженого одягу;
заміну зношених виробів;
рух одягу між підприємством, сервісним центром та пральнею.

Чим більше працівників і відділень, тим більше часу потребують звірки спецодягу вручну. І виникає знайома ситуація: таблиця є, але щоб зрозуміти, де зараз конкретна куртка або штани конкретного працівника, доводиться додатково з’ясовувати інформацію.

RFID: цифровий паспорт кожної одиниці спецодягу

Один зі способів автоматизувати такий облік — RFID (Radio Frequency Identification). У сервісі Lindström кожна одиниця спецодягу маркується унікальною RFID-міткою. Вона дозволяє ідентифікувати конкретний виріб та фіксувати його переміщення на різних етапах обслуговування. Фактично кожна куртка, пара штанів чи інша одиниця спецодягу отримує власний цифровий ідентифікатор. Це дозволяє відрізнити «20 однакових курток розміру L» від «конкретної куртки, закріпленої за конкретним працівником».

Під час обслуговування спецодягу сервісною компанією Lindström рух кожної одиниці спецодягу фіксується в системі. Тому замість ручного внесення кожного переміщення до таблиці формується цифрова історія конкретної одиниці одягу.

Що можна контролювати за допомогою RFID

RFID-технології особливо корисні там, де спецодяг постійно перебуває в русі. Наприклад: працівник використовує спецодяг → використаний одяг передається на обслуговування → надходить до пральні → за необхідності ремонтується → повертається після обслуговування. RFID дозволяє ідентифікувати рух і місценаходження кожної одиниці одягу на усіх цих етапах.

У системі Lindström можна, зокрема, перевірити, кому призначений виріб, де він знаходиться, а також інформацію про кількість циклів прання і ремонтів. Таким чином, облік перестає бути лише переліком виданого одягу. Підприємство отримує можливість контролювати життєвий цикл кожної одиниці спецодягу.

А де бачить цю інформацію клієнт?

Для цього клієнти Lindström отримують доступ до електронного кабінету eLindström. В одному цифровому середовищі зібрана інформація про сервіс, запити, замовлення та рух спецодягу. Доступ до електронного кабінету можливий онлайн з різних пристроїв. Тобто відповідальному працівнику не потрібно вести окрему систему обліку паралельно з роботою сервісу. Замість питання: «Коли ми востаннє оновлювали Excel?», можна працювати з інформацією, яка формується безпосередньо в процесі обслуговування спецодягу.

Що можна робити в eLindström

Електронний кабінет допомагає керувати сервісом оренди спецодягу онлайн. Клієнт може переглядати інформацію про одяг; контролювати рух одиниць спецодягу; працювати із запитами та замовленнями; переглядати дані щодо одягу працівників; формувати звіти; створювати запити на ремонт, повернення або заміну розміру.

Для звітності доступна, зокрема, інформація про товари за працівниками, замовлення, залишки та інші дані. Сформовані звіти за потреби можна завантажувати у форматі Excel. І тут є важлива відмінність. Excel не зникає — зникає необхідність вручну будувати в ньому всю систему обліку. Таблиця може залишатися зручним форматом для аналізу або передачі інформації, тоді як основні дані про рух спецодягу формуються в цифровій системі.

Що відбувається, коли працівник звільняється або змінює розмір?

Саме такі повсякденні ситуації часто ускладнюють ручний облік. Наприклад, працівник звільнився. Потрібно: визначити, який одяг був за ним закріплений; повернути комплект; актуалізувати інформацію; забезпечити спецодягом нового працівника.

Або інша ситуація: працівнику потрібен інший розмір. Якщо облік ведеться вручну, зміни необхідно внести у відповідні таблиці та переконатися, що інформація всюди актуальна. В eLindström для таких ситуацій передбачені цифрові запити, зокрема на повернення та заміну розміру. Це особливо актуально для підприємств із великою кількістю персоналу або значною плинністю кадрів.

Менше часу на пошук інформації — більше контролю

Цифровий облік спецодягу потрібен не заради самої цифровізації. Його головне завдання — зробити процес прозорішим та простішим для людей, які ним керують. HR-фахівцю важливо розуміти, чим забезпечений конкретний працівник. Фахівцю з охорони праці — чи має персонал необхідний спецодяг. Адміністратору або відповідальному за сервіс — що було замовлено, повернуто чи передано на ремонт. Закупівлям та менеджменту — отримувати зрозумілу звітність.

Коли інформація знаходиться в одному цифровому середовищі, не потрібно збирати її з декількох таблиць, листів і повідомлень.

Від таблиці — до керованого процесу

Спецодяг — це не статичний актив, який один раз видали працівнику і внесли до таблиці. Він постійно рухається:

використання → прання → контроль → ремонт → доставка → повторне використання → заміна.

Тому й система його обліку повинна враховувати цей рух. Поєднання RFID-міток та електронного кабінету дозволяє зробити кожну одиницю спецодягу ідентифікованою, а інформацію про сервіс — доступною онлайн. Для підприємства це означає менше ручної роботи з таблицями та значно прозоріше управління спецодягом.