Munkaruha bérlés tender: hogyan írjunk ki olyan tendert, amely valóban összehasonlítható ajánlatokat eredményez?

Első ránézésre egyszerű beszerzési feladatnak tűnhet: meghatározzuk, hány dolgozónak milyen munkaruhára van szüksége, bekérünk néhány ajánlatot, majd összehasonlítjuk az árakat. Egy munkaruha bérlés tender azonban ennél lényegesen összetettebb.

Egy több évre kötött munkaruházati szolgáltatás nem csupán ruhadarabokról szól. Része lehet a méretfelvétel, a készletezés, a mosás, a javítás, a szállítás, a dolgozói változások kezelése, a digitális nyomon követés és végül akár a szerződés lezárásakor fennmaradó készlet elszámolása is.

Éppen ezért két látszólag hasonló heti bérleti díj mögött teljesen eltérő szolgáltatási tartalom és hosszú távú költség húzódhat meg.

Miért nem elég az árat összehasonlítani?

A tender egyik leggyakoribb hibája, amikor az ajánlatokat szinte kizárólag az egy ruhadarabra vagy dolgozóra vetített bérleti díj alapján értékelik. Ez könnyen félrevezető lehet.

Az egyik szolgáltató alapdíja például tartalmazhatja a szállítást, a javításokat és a méretcserét, míg egy másik ajánlatban ugyanezek külön díjként jelenhetnek meg. Előfordulhat külön költség az emblémázásért, a szekrényhasználatért, egy elveszett ruhadarabért vagy akár az online ügyfélfelület használatáért is.

A beszerzésnek ezért nem pusztán egységárat, hanem teljes birtoklási költséget, vagyis TCO-t érdemes vizsgálnia. A TCO-ba minden olyan költséget célszerű beleszámítani, amely a szerződés teljes időtartama alatt felmerülhet – beleértve annak lezárását is.

Milyen adatokat adjunk meg a tenderkiírásban?

Minél pontosabb a kiindulási információ, annál jobban összehasonlíthatók lesznek a beérkező ajánlatok.

A tenderben érdemes megadni legalább:

• a munkaruhát viselő dolgozók számát;
• a telephelyek számát és elhelyezkedését;
• az egyes munkaköröket;
• a szükséges ruhadarabok típusát;
• az elvárt csere- és mosási gyakoriságot;
• a műszakrendet;
• a várható fluktuációt;
• az esetleges szezonális létszámváltozásokat;
• a munkavédelmi és higiéniai elvárásokat;
• az adott munkakörnyezet speciális kockázatait.

Egy ipari munkaruha például egészen más terhelésnek lehet kitéve egy gépműhelyben, mint egy általános munkaruha logisztikai vagy könnyűipari környezetben. A szolgáltatónak ezért nem egyszerűen dolgozói létszámra, hanem felhasználási környezetre kell ajánlatot adnia.

Ne konkrét nadrágot tenderztessünk, hanem funkciót

A túlzottan részletes termékspecifikáció szintén problémát okozhat. Természetesen minden kötelező szabványt, védelmi képességet és munkavédelmi követelményt pontosan meg kell határozni. Nem feltétlenül célszerű azonban előre rögzíteni minden zseb elhelyezését, minden szabásvonalat vagy egy konkrét termékkonstrukciót.

Jobb megoldás lehet a funkcionális követelményeket meghatározni.

Például:

„A ruházat alkalmas legyen rendszeres ipari mosásra, biztosítson megfelelő mozgásszabadságot, rendelkezzen a munkakörnek megfelelő tárolózsebekkel és feleljen meg az előírt védelmi szabványnak.”

Ezután kérhető kollekcióterv, mintadarab és próbahordás. Így a tender nem zár ki olyan megoldásokat, amelyek esetleg jobban teljesítik a valódi üzemi igényt.

A rejtett költségeket még az RFQ előtt tegyük láthatóvá

Az RFI- vagy RFQ-folyamat egyik legfontosabb célja, hogy minden szolgáltató ugyanarra a költségstruktúrára adjon választ.

Külön érdemes rákérdezni:

• a kiszállítás díjára;
• az emblémázás költségére;
• a javításokra;
• a normál elhasználódás miatti cserére;
• a méretváltozás kezelésére;
• a belépő és kilépő munkavállalók ruháira;
• az elveszett ruhadarabok elszámolására;
• a szekrényszolgáltatásra;
• a digitális ügyfélfelület díjára;
• valamint rendkívüli vagy sürgős kiszállításokra.

Ha ezek az elemek nincsenek egységesen definiálva, könnyen előfordulhat, hogy a beszerzés valójában nem azonos szolgáltatásokat hasonlít össze.

A maradványérték: a költség, amely csak az együttműködés végén válik láthatóvá

Külön figyelmet érdemel a szerződés megszűnésének kérdése. Egyes konstrukciókban a szerződés végén a használatban maradó vagy ügyfélspecifikusan kialakított munkaruhákhoz maradványérték kapcsolódhat. Ennek számítási módja komoly eltérést eredményezhet két ajánlat teljes költsége között.

Érdemes ezért már a tenderben konkrét példát megadni.

Például: mennyi lenne a lezárási költség, ha egy hároméves szerződés végén 500 dolgozó teljes ruhakészlete maradna rendszerben?

Az egységes szcenárió sokkal jobban összehasonlíthatóvá teszi az ajánlatokat, mint egy általános százalékos képlet.

Hogyan vizsgáljuk meg a szolgáltató működési biztonságát?

A munkaruha olyan szolgáltatás, amelynek a hét minden munkanapján működnie kell. Ha nincs időben tiszta ruha, az bizonyos iparágakban már nem egyszerű kényelmetlenséget, hanem működési vagy megfelelőségi problémát jelenthet.

A tenderben ezért célszerű megvizsgálni:

• a mosodai kapacitást;
• a logisztikai hálózatot;
• a helyettesítési és vészhelyzeti megoldásokat;
• a ruhák utánpótlási idejét;
• a hibakezelési folyamatot;
• az ügyfélszolgálati modellt;
• a releváns minőségirányítási és egyéb tanúsítványokat.

A jó tender tehát arra is választ keres: mi történik akkor, amikor valami nem a tervek szerint alakul?

A digitális nyomon követés ma már tenderkritérium lehet

A nagyobb munkaruházati rendszerekben több ezer ruhadarab mozoghat egyszerre a dolgozó, az öltöző, a szennyesgyűjtés, a mosoda és a kiszállítás között.

Az okos munkaruha RFID-alapú azonosítása lehetővé teszi, hogy a ruhadarabok mozgása és állapota digitálisan követhető legyen. Ez a beszerzés számára is fontos, hiszen átláthatóbbá teheti a készletet, a mosásokat, a kiszállításokat és a felesleges darabok visszavételét.

A tenderben ezért érdemes megkérdezni:

Milyen adatokat kap a vállalat? Milyen gyakran frissülnek? Elérhetők-e online? Készíthetők-e kimutatások? Telephelyenként vagy dolgozónként is elemezhetők-e?

A Lindström RFID-technológiája és eLindström ügyfélfelülete például digitálisan támogatja a munkaruhák követését és kezelését.

Tender checklist: ezt ellenőrizze ajánlatkérés előtt!

Egy jól összeállított munkaruházati tender legalább az alábbi területeket vizsgálja.

1. Felhasználói adatok

• dolgozói létszám és munkakörök;
• telephelyek;
• műszakrend;
• fluktuáció és szezonális változások.

2. Ruházati követelmények

• szükséges ruhadarabok;
• funkcionális elvárások;
• kötelező szabványok;
• higiéniai és védelmi követelmények;
• logózás és arculati igények.

3. Szolgáltatási tartalom

• méretfelvétel;
• mosás és cseregyakoriság;
• javítás;
• logisztika;
• szekrény- és tárolási megoldások;
• belépők és kilépők kezelése.

4. Költségek

• bérleti díj;
• szállítás;
• extra szolgáltatások;
• elveszett ruhák;
• méretcsere;
• sürgősségi igények;
• maradványérték és szerződéslezárási költségek.

5. Digitális szolgáltatások

• RFID;
• online ügyfélfelület;
• riportok;
• készlet- és ruhadarab-szintű nyomon követés.

6. Szolgáltatói háttér

• mosodai és logisztikai kapacitás;
• szolgáltatásfolytonosság;
• minőségbiztosítás;
• tanúsítványok;
• referenciák;
• reakcióidők.

7. Szerződés

• futamidő;
• módosítási lehetőségek;
• indexálás;
• felmondási feltételek;
• maradványérték;
• átállási és kilépési folyamat.

A legjobb tender nem a legolcsóbb szolgáltatót keresi

A munkaruha bérlés hosszú távú szolgáltatói kapcsolat. Egy jól megírt tender ezért nem azt próbálja kideríteni, ki tudja a legalacsonyabb heti árat megadni, hanem azt, hogy melyik szolgáltató tudja a vállalat teljes munkaruházati folyamatát a legkiszámíthatóbban, legátláthatóbban és a szükséges minőségben működtetni.

Ehhez az egységár mellett a TCO-t, a logisztikát, a tisztítás és javítás rendszerét, a digitális átláthatóságot, az ellátásbiztonságot és a szerződés teljes életciklusát is értékelni kell.

Minél pontosabb a tenderkiírás, annál kisebb az esélye annak, hogy a beszerzés csak látszólag azonos ajánlatokat hasonlít össze – és annál nagyobb annak az esélye, hogy az eredmény hosszú távon is működő szolgáltatói partnerség lesz.

GYIK