Besseres Management der Arbeitskleidung: die Geschichte von Workwear Alarm

Workwear Alarm ist ein Verlustpräventionssystem, das wir gemeinsam mit unseren Kund:innen entwickelt haben, um sicherzustellen, dass Arbeitskleidung am vorgesehenen Ort bleibt und stets professionell gereinigt wird. Dies ist die Geschichte, wie aus einer Idee im Jahr 2025 ein vollständig implementiertes Produkt wurde – mit viel Zusammenarbeit, Tests und Erkenntnissen auf dem Weg dorthin.

In diesem Artikel erzählen Heidi Tulensalo, Workwear Service Owner bei Lindström, und Ilari Laitinen, Service Designer bei Lindström, wie alles begann.

Wie alles begann: Warum wir Workwear Alarm entwickelt haben

Workwear Alarm entstand auf Initiative des Lindström-Regionalteams in Mitteleuropa, das über Jahre hinweg eng mit Kund:innen zusammenarbeitete und deren Herausforderungen genau kannte. Unser Pilotkunde – ein Lebensmittelhersteller in Mitteleuropa – benötigte eine Lösung, um zu verhindern, dass Kleidung das Werk verlässt, und gleichzeitig die Anforderungen der Lebensmittelsicherheit bei Audits zu erfüllen.

Gerade in regulierten Branchen wie der Lebensmittelproduktion muss sichergestellt werden, dass Kleidung professionell gereinigt und gepflegt wird.Heidi Tulensalo, Workwear Service Owner

„Workwear Alarm bringt mehr Kontrolle und Transparenz in das Management von Arbeitskleidung und reduziert gleichzeitig Verluste“, erklärt Heidi.

Wie bei all unseren Produkten und Dienstleistungen war es auch hier unser Ziel, das Potenzial der Lösung zu maximieren und unseren Kund:innen das Leben zu erleichtern.

Entwicklungsprozess

So hat unser Workwear-Team das Feedback unserer Kund:innen und praktische Tests in einen voll funktionsfähigen Prototypen verwandelt, der bereit für den Einsatz war.

Validierung des Problems mit dem Kunden

Um die Herausforderungen unseres Kunden vollständig zu verstehen und das Projekt Workwear Alarm zu starten, besuchten Heidi und Ilari den Kunden und führten Gespräche mit wichtigen Ansprechpartner:innen. „Dieser Besuch legte den Grundstein für das Design und die Funktionalität von Workwear Alarm“, sagt Ilari.

Daraufhin begannen sie, Hypothesen und konkrete Designanforderungen zu formulieren. So musste das System beispielsweise ein Warnlicht auslösen, wenn ein Lindström-Kleidungsstück erkannt wurde. Es musste auch im Außenbereich funktionieren, unterschiedlichen Wetterbedingungen standhalten und die Generierung von Datenberichten ermöglichen. Diese Berichte erleichtern es den Kund:innen, die Einhaltung von Qualitäts- und Hygienestandards nachzuweisen – ein klarer Vorteil für die branchenspezifischen Anforderungen.

Prototyping und Tests

Nachdem die Anforderungen definiert waren, holten Heidi und Ilari Expert:innen für digitale Lösungen und Entwicklung aus dem Lindström-Team hinzu. Sie nutzten Erfahrungen aus früheren Projekten, um das Konzept Workwear Alarm in die Realität umzusetzen.

Mithilfe eines agilen Ansatzes entwickelte das Team sowohl Hardware als auch Software in mehreren Iterationen und arbeitete in wöchentlichen Sprints, um kontinuierlichen Fortschritt und Feedback sicherzustellen.

Gleichzeitig verbesserte das Team den Serviceansatz iterativ, aktualisierte laufend Verkaufsmaterialien, Installationsanleitungen und unterstützende Dokumentation auf Basis der Erkenntnisse aus jedem Entwicklungszyklus.

Nach zwei Monaten war der erste Prototyp einsatzbereit. „Er war nicht perfekt, aber er zeigte uns, wie das System funktioniert – und wie wir es verbessern können.“Ilari Laitinen, Service Designer

Die ersten Tests in unserer Zentrale halfen dem Team, technische Einschränkungen zu erkennen und das Design zu optimieren, bevor es mit Kund:innen geteilt wurde.

Doch die Tests endeten dort nicht – das Team nahm den Prototyp auch mit zu einer internen Konferenz in Lettland. „Uns war klar, dass der Prototyp transportiert werden muss, um bei Kund:innen installiert zu werden“, sagt Heidi. „Tests in neuen Umgebungen und das Beheben von Fehlern gaben uns Sicherheit in Bezug auf die Transportfähigkeit und Funktionalität des Systems.“

Pilotierung von Workwear Alarm für ein besseres Management von Arbeitskleidung

Nach erfolgreichen internen Tests installierten wir den Prototyp bei unserem Pilotkunden. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden war entscheidend für den Erfolg des Piloten.

Beobachtungen vor Ort, Workshops und Feedback vom Kunden und lokalen Team haben uns wertvolle Einblicke geliefert.Heidi Tulensalo, Workwear Service Owner

Ilari betont die Bedeutung dieses praxisnahen Ansatzes: „Prototypen sind essenziell für die Entwicklung – besonders bei komplexen neuen Produkten und Dienstleistungen. Man kann nicht genau vorhersagen, wie Menschen mit dem System arbeiten werden, aber reale Tests zeigen, was funktioniert und was angepasst werden muss.“

Prototypen helfen Kund:innen auch dabei, Ideen zu teilen und konstruktives Feedback zu geben. Heidi ergänzt: „Etwas Greifbares zu haben, regt echte Diskussionen an. Das ist der Vorteil eines physischen Prototyps – er bringt bessere Ergebnisse.“

Unser Pilotkunde konzentrierte sich darauf, das Bewusstsein unter den Mitarbeitenden zu schärfen – ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg. Es wurde eine umfassende interne Informationskampagne mit mehrsprachigen Plakaten gestartet, die daran erinnerten, dass Kleidung das Gelände nicht verlassen darf und Schutzmaßnahmen eingeführt wurden. Info-Bildschirme und E-Mails unterstützten diese Botschaft, um alle zu erreichen.

„Ein Kommunikationspaket zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden ist entscheidend – ebenso wie Schulungen zur Sicherheit“, sagt Ilari. „Wir haben nun klare Empfehlungen für Kund:innen vorbereitet, wie auf Alarme zu reagieren ist, wie professionell mit Situationen umgegangen wird und wie Kleidungsstücke bei Bedarf gefunden oder zurückgehalten werden können.“

Einführung von Workwear Alarm und Blick in die Zukunft

Workwear Alarm wird ab März 2025 für unsere europäischen Kund:innen verfügbar sein, aber die Geschichte endet hier nicht. „Wir denken bereits weiter“, sagt Heidi. „Das System hat das Potenzial, die Verwaltung von Arbeitskleidung weiterzuentwickeln und sich auch an andere Branchen anzupassen. Das ist erst der Anfang.“

Ilari ergänzt: „Lindström hat viele Servicebereiche, daher könnte dieses System künftig auch für andere Arten der Nachverfolgung und für interne Prozesse eingesetzt werden.“

Die Entwicklung von Workwear Alarm zeigt, was möglich ist, wenn man die Bedürfnisse der Kund:innen wirklich versteht und den Fokus auf Zusammenarbeit, nutzerzentriertes Design und gründliches Testen legt.